Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Kantava Polku ry 

Osoite: Koivumäenkuja 10, 70870 Hiltulanlahti 

Sähköposti: kantavapolkury@gmail.com 

Yhteyshenkilö: Annamaija Niemelä 

 

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

Rekisterissä käsitellään lisäksi henkilöiden tietoja, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa osallistua vapaaehtoistoimintaan täyttämällä yhdistyksen vapaaehtoisten hakulomakkeen. Näiden henkilöiden tietoja käsitellään yhteydenottoa, perehdyttämistä ja soveltuvuuden arviointia varten.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 

 

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”). 

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.  

Yhdistyksen toimintaan voi osallistua myös alaikäisiä lapsia ja nuoria. Alaikäisten henkilötietojen käsittely perustuu huoltajan antamaan suostumukseen tai valtuutukseen. Alaikäisten tietoja käsitellään samojen tietoturvaperiaatteiden mukaisesti kuin täysi-ikäisten.

Vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneiden henkilöiden tietoja kerätään lomakkeen avulla vapaaehtoistoiminnan suunnitteluun, yhteydenottoihin ja toimintaan soveltuvuuden arviointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu vapaaehtoisen antamaan suostumukseen, joka pyydetään lomakkeen täytön yhteydessä. Mikäli henkilö liittyy jäseneksi ja aloittaa aktiivisen toiminnan, hänen tietonsa siirtyvät jäsenrekisteriin yllä kuvatulla tavalla.

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot 

 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: 

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi; 

  • Rekisteröidyn osoite ja kotipaikka; 

  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite; 

  • Rekisteröidyn puhelinnumero; 

  • Sähköisen viestinnän tunnistetiedot.

Vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneilta voidaan lisäksi kerätä toiminnan suunnittelun ja turvallisuuden kannalta tarpeellisia tietoja, kuten kiinnostuksen kohteita, aiempaa kokemusta eläinten kanssa toimimisesta tai terveydellisiä huomioita (esimerkiksi allergiat). Näitä tietoja käsitellään vain suostumuksen perusteella ja luottamuksellisesti.

5. Säännönmukaiset tietolähteet 

 

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi tietoja kerätään henkilöiltä, jotka täyttävät vapaaehtoiskartoituslomakkeen yhdistyksen verkkosivulla tai tapahtumissa.

 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. 

 

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot 

 

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei lainsäädäntö toisin edellytä.

Henkilötietoja voidaan siirtää yhdistyksen käyttämille palveluntarjoajille jäsenpalveluiden ja verkkokaupan toteuttamiseksi. Näitä ovat muun muassa: 

  • Holvi (verkkokauppa ja maksujen käsittely) 

  • Yhdistysavain (jäsenrekisterin hallinta) 

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja vain rekisterinpitäjän toimeksiannosta ja tämän ohjeiden mukaisesti. Kaikkien palveluntarjoajien kanssa on tehty sopimukset, joissa varmistetaan tietojen käsittelyn lainmukaisuus.

Rekisterin tekninen ylläpito voi edellyttää tietojen käsittelyä myös teknisten yhteistyökumppaneiden toimesta, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun ja noudattavat tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksia. 

 

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

 

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella: 

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; 

  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai 

  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste. 

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.  

 

9. Henkilötietojen säilytysaika 

 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Verkkokaupan maksutietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Palveluntarjoajat, kuten Holvi ja Yhdistysavain, vastaavat omien järjestelmiensä varmuuskopioinnista ja tietojen säilytyksestä omien käytäntöjensä mukaisesti.

Huomioithan, että tarkempien tietojen saamiseksi säilytysajoista ja varmuuskopioinnista on suositeltavaa ottaa suoraan yhteyttä Holvin ja Yhdistysavaimen asiakastukeen tai tietosuojavastaaviin. 

 

10. Rekisteröidyn oikeudet 

 

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; 

  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot; 

  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; 

  • vaatia henkilötietojensa poistamista; 

  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; 

  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu; 

  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja 

  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

 

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

 

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

 

12. Yhteydenotot 

 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Kantava Polku ry:lle osoitteeseen kantavapolkury@gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: 

Kantava Polku ry 

Annamaija Niemelä 

Koivumäenkuja 10, 70870 Hiltulanlahti 

 

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen 

 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Merkittävistä muutoksista tiedotetaan rekisteröityjä esimerkiksi sähköpostitse tai verkkosivujen kautta.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 7.7.2025.